I gruppi Whatsapp sono il male oppure aiutano a lavorare meglio? Dipende.
Bisogna utilizzare qualsiasi strumento con intelligenza, professionalità e soprattutto educazione. Utilizzare gruppi Whatsapp per comunicare velocemente con i clienti può snellire alcuni processi produttivi come: approvazione copy, pre-approvazione grafiche, organizzazione riunioni e spostamenti di riunioni (“sono in ritardo!”, “ci vediamo al civico 129 di via Roma” e cose così). Non devono diventare l’unico canale di comunicazione con un cliente o per un gruppo di lavoro.
Mai perdere di vista che una chiacchierata davanti a un caffè ha un enorme valore per mettere sul piatto tutte le necessità da un lato e l’elaborazione di queste informazioni dall’altro, oltre che – mai darlo per scontato – la possibilità di creare un rapporto di comprensione bastato sulla fiducia.
La fiducia olea gli ingranaggi e permette a tutti i conflitti o i potenziali intoppi di un gruppo di lavoro di sciogliersi e appianarsi. Facilita i processi decisionali, la nascita delle idee, la possibilità seria di collaborare insieme verso un unico obiettivo: un cliente soddisfatto e un’agenzia che mette da parte un nuovo risultato positivo.
Dopo il caffè per il brainstorming e lo sviluppo della coesione fra le persone che lavorano insieme, resto fedele alle mail con il cc. Destinatario principale, in “copia” gli interessati che però possono ma non devono per forza intervenire, lista di cose di cui discutere, delle esigenze. Un bell’oggetto chiaro e definito: Preventivo Tizio, Lavori sito Caio, Organizzazione evento 1° maggio e così via.
Vi prego, non sottovalutate questi aspetti: l’oggetto di una mail serve a contestualizzare l’argomento e a identificare la richiesta, il cc significa “leggi, è per tenerti aggiornato”.
Altro strumento è la telefonata. Una telefonata che allunga la vita, diceva uno spot giusto qualche anno prima che arrivasse la messaggeria istantanea. Prima che i discorsi di frammentassero in “ok”, “va bene”, “ci vediamo qui”, “passami la foto”, per non parlare delle storpiature della lingua italiana e non solo. Anche alzare il telefono e parlare con il proprio interlocutore, il cliente, è fondamentale. Rientra nella costruzione del rapporto di fiducia che va avanti passo passo per contratti che solitamente vanno dai 6 mesi a uno o più anni. Per il cliente stesso è fondamentale avere la rassicurazione di una voce che possa risolvere i problemi, aggiornarlo su come sta andando il sito internet, sul posizionamento SEO, sull’arrivo dei report mensili.
Infine, i gruppi Whatsapp. Se siete intolleranti provate ad applicare questi “antistaminici” per l’utilizzo sensato del mezzo:
– patti chiari sin dall’inizio “car* tutti, ho creato questo gruppo esclusivamente per […] vi prego di limitare le comunicazioni al progetto/alle emergenze/alle comunicazioni di servizio. Buon lavoro a tutti”;
– rispetto degli orari e dei ruoli: salvo allarmi nucleari, se non c’è nessuna urgenza non è necessario rispondere alle 02.30 di sabato notte o di pretendere una risposta;
– niente buongiornissimo. Basta, che aggiungere? È un gruppo di lavoro;
– scrivere un pensiero di senso compiuto e solo poi premere invio;
Invio.
